DocuSeal
im Test.

Wer Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA) oder Angebote unterschreiben lässt, druckt sie aus und scannt sie wieder ein, oder zahlt bei einem Dienst wie DocuSign pro Nutzer und Monat. Auf einem eigenen Server kostet DocuSeal dagegen nichts, und es fällt keine Gebühr je Unterschrift an. Seit Version 3.1 vom 15. Juni 2026 gehört ein Dokumenteneditor dazu, der Seiten dreht, zuschneidet und Textstellen wirklich aus der Datei entfernt, statt sie nur schwarz zu überdecken. Das Projekt läuft seit Mai 2023, hat über 18.000 Sterne auf GitHub und liefert seit Monaten jede Woche eine neue Version aus, zuletzt 3.1.7 am 3. August 2026.

Wichtigste Funktionen

• Signaturablauf ohne Registrierung: Du lädst ein Dokument hoch (PDF, DOCX, XLSX, JPEG, PNG oder ZIP, bis 100 MB), setzt Signaturfelder, Texteingaben und Datumsfelder mit der Maus und verschickst einen Link per E-Mail. Die Unterzeichner brauchen kein Konto.
• Dokumenteneditor mit echtem Schwärzen: Version 3.1 hat einen Editor bekommen, mit dem du Seiten hinzufügst, entfernst, sortierst, drehst und zuschneidest. Geschwärzte Stellen wie Preise oder Personaldaten verschwinden aus der Datei und der Empfänger kann sie nicht wieder sichtbar machen. Abfotografierte Papierdokumente wandelt der Editor in Scan-Seiten um.
• Vorlagen für wiederkehrende Dokumente: Du legst eine Vorlage an, etwa für Arbeitsvertrag, NDA oder Auftragsbestätigung, und befüllst vor dem Versand nur noch die Felder. Im Pro-Tarif führt DocuSeal seit Ende Juli 2026 mehrere dynamische Vorlagen zu einem Dokument zusammen.
• Qualifizierte Signatur über einen Vertrauensdiensteanbieter: DocuSeal deckt alle 3 Stufen der EU-Verordnung eIDAS ab. Die einfache Signatur ist enthalten, die fortgeschrittene und die qualifizierte laufen über einen zertifizierten Partner und werden je Unterschrift abgerechnet. Das zählt bei allen Vorgängen, für die das Gesetz Schriftform verlangt, denn nur die qualifizierte Signatur ersetzt sie.
• REST-API, Webhooks und Bibliotheken: Über die API automatisierst du den Signaturprozess, etwa wenn n8n bei einem neuen Kunden in der Kundenverwaltung den Vertrag erzeugt, ihn zur Unterschrift schickt und die eingegangene Signatur den nächsten Schritt anstößt. Neben Ruby, Python, PHP und JavaScript gibt es die offiziellen Bibliotheken seit Juli 2026 auch für C#, Java und Go.
• Einbettung und Zahlungseinzug: Signaturformulare bindest du per iFrame oder React-Komponente in eigene Software ein, etwa in ein Kundenportal. Im Pro-Tarif zieht DocuSeal während des Unterschreibens auch Zahlungen ein. Das passt für Dienstleister, die Aufträge mit einer Anzahlung verbinden.

Preise und Tarife

Die Open-Source-Fassung ist kostenlos und enthält die Kernfunktionen, also rechtsgültige einfache Signaturen, unbegrenzte Dokumentenspeicherung, Nutzerverwaltung und den Mailversand über den eigenen Mailserver (SMTP). DocuSeal läuft in 2 Docker-Containern, der Anwendung und einer PostgreSQL-Datenbank, und verursacht damit nur Server- und Backup-Kosten. Die AGPL-3.0-Lizenz erlaubt den kostenlosen Einsatz, verlangt aber, dass abgeleitete Produkte ebenfalls unter AGPL veröffentlicht werden.

In der Cloud gibt es einen kostenlosen Basic-Tarif mit 10 Signaturanfragen pro Monat, gedacht zum Ausprobieren. Der Pro-Tarif kostet 17,20 Euro pro Nutzer und Monat (20 USD), bei jährlicher Zahlung 172 Euro im Jahr (200 USD) und damit 14,33 Euro monatlich. Er schaltet unbegrenzte Signaturanfragen frei, dazu ein eigenes Erscheinungsbild, die eigene Absenderadresse, automatische Erinnerungen, Massenversand aus Tabellen, Nutzerrollen, die zentrale Anmeldung über SAML, SMS-Identitätsprüfung sowie API und Einbettung. Die Lizenz für die Installation auf eigenen Servern kostet denselben Betrag je Nutzer.

Zur Nutzergebühr kommen Nutzungspreise hinzu, und die summieren sich bei viel Automatisierung schnell. Jedes über API, Einbettung oder ein Werkzeug wie n8n, Zapier und Make abgeschlossene Dokument kostet 0,17 Euro (0,20 USD). Eine Ausweisprüfung kostet 1,72 Euro (2 USD), eine wissensbasierte Identitätsabfrage denselben Betrag, und die qualifizierte Signatur über einen Vertrauensdiensteanbieter liegt zwischen 1,72 und 3,44 Euro (2 bis 4 USD) je Unterschrift.

Mit Kartenlesegerät und eigenem Zertifikat sind es 0,17 Euro je Signatur. Der eingebettete Formularbaukasten mit KI-gestützter Felderkennung kostet 86 Euro im Monat (100 USD). Beim Zahlungseinzug nimmt DocuSeal im Basic-Tarif 4 % Bearbeitungsgebühr, im Pro-Tarif keine.

Alle genannten Beträge sind Nettopreise, die Nutzergebühr genauso wie die Cent-Beträge je abgeschlossenem Dokument, und die deutsche Umsatzsteuer kommt jeweils obendrauf.

Für wen ist DocuSeal geeignet?

• Handwerksbetriebe und Dienstleister mit laufendem Vertragsgeschäft: Wer Aufträge, Wartungsverträge und Angebote regelmäßig unterschreiben lässt, zahlt bei den Cloud-Anbietern je Umschlag, also je versendetem Dokumentenpaket, oder je Nutzer. Auf einem eigenen Server entfällt das, und die einfache elektronische Signatur mit Prüfprotokoll reicht für den üblichen Geschäftsalltag zwischen Firmen aus.
• IT-Abteilungen und Entwicklerteams: Über die REST-API, Webhooks und die Bibliotheken für Ruby, Python, PHP, JavaScript, C#, Java und Go baust du DocuSeal in vorhandene Systeme ein. Der Testmodus kostet nichts, DocuSeal rechnet erst im Produktivbetrieb je abgeschlossenem Dokument ab.
• Personalabteilungen und Kanzleien mit formgebundenen Dokumenten: Für Arbeitsverträge, Vollmachten und Auftragsbestätigungen genügt meist die einfache Signatur, für schriftformbedürftige Vorgänge buchst du die qualifizierte Signatur je Unterschrift zu. Eine Grenze bleibt trotzdem, denn bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen im Arbeitsverhältnis schließt § 623 BGB die elektronische Form vollständig aus, dort hilft auch die höchste eIDAS-Stufe nicht.

DSGVO und Datenschutz

Bei der Installation über Docker läuft die gesamte Verarbeitung auf eurer eigenen Hardware, und der Anbieter sieht weder Vertragsinhalte noch die Adressen der Unterzeichner. Für vertrauliche Verträge empfehlen wir diese Variante.

Die Cloud betreibt DocuSeal LLC aus Chicago, für europäische Kunden unter docuseal.eu mit einer getrennten Umgebung und Servern in Irland, auf denen die Kundendaten nach Herstellerangabe ausschließlich innerhalb der EU liegen. Die Unterauftragnehmer sind überwiegend US-Dienste, nämlich AWS für das Hosting, Stripe für Zahlungen, Twilio für SMS, HubSpot für die Kundenverwaltung, Rollbar für Fehlerprotokolle und Google für den Mailversand. Für die fortgeschrittene und die qualifizierte Signatur kommt eID Easy aus Estland hinzu.

Als Vertreter nach Artikel 27 DSGVO benennt DocuSeal die Euverify Ltd in Cork, weist SOC 2 und ISO 27001 aus und gibt an, Daten nicht für Marketing oder Analysezwecke weiterzugeben. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließt das Unternehmen nach eigener Aussage auf Kundenwunsch, ein fertiges Dokument zum Einsehen gibt es nicht.

Als belegt DSGVO-konform stufen wir DocuSeal deshalb nicht ein. Wer die Cloud nutzen möchte, muss den Auftragsverarbeitungsvertrag aktiv anfordern und die Kette der US-Unterauftragnehmer selbst bewerten. Diesen Aufwand spart die Installation auf eigener Hardware, bei der die Signaturanfragen über den Mailserver der Firma laufen.

Alternativen zu DocuSeal

• n8n: n8n ist die Gegenstelle für die Automatisierung und übernimmt die Ablaufsteuerung, DocuSeal den Signaturprozess. Zusammen ergibt das einen durchgehenden Ablauf ohne manuelle Zwischenschritte.
• DocuSign: Der Marktführer ist bei Unterzeichnern bekannt und rechtlich breit dokumentiert. Der Personal-Tarif kostet 9 Euro im Monat und deckt 5 Umschläge, der Standard-Tarif 23 Euro je Nutzer und Monat mit 100 Umschlägen im Jahr. ein Betrieb auf dem eigenen Server ist nicht vorgesehen, und die qualifizierte Signatur ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul.
• PandaDoc: Das Werkzeug zielt stärker auf Angebots- und Vertragsmanagement mit Preistabellen und Angebotskonfiguration. Der Starter-Tarif kostet 16,34 Euro im Monat (19 USD, jährlich abgerechnet), der Business-Tarif 42,14 Euro je Sitz und Monat (49 USD). Betrieb auf dem eigenen Server ist auch hier nicht vorgesehen.