Stirling PDF
im Test.

Ein Adobe-Acrobat-Abo deckt Aufgaben ab, die Stirling PDF kostenlos erledigt. Über 88.000 GitHub-Sterne und nach Herstellerangaben mehr als 30 Millionen Downloads zeigen, wie weit das Projekt verbreitet ist. Seit Version 2 kommen Signatur-Läufe mit mehreren Beteiligten, ein Regelwerk für überwachte Ordner und eine abschaltbare KI-Erweiterung dazu, die Fragen zu einem Dokument beantwortet oder Dateien selbst einsortiert. Parallel hat der Hersteller unter stirling.com eine eigene Cloud gestartet und die Preisliste umgebaut, und beides ändert für deutsche Unternehmen die Rechnung bei Lizenz und Datenschutz.

Wichtigste Funktionen

• Über 60 PDF-Werkzeuge: Zusammenführen, Teilen, Drehen, Komprimieren, Wasserzeichen setzen, Metadaten ändern, Schwärzen und Passwortschutz gehören dazu, seit Version 2 auch die direkte Textbearbeitung im PDF. Alles läuft über dieselbe Oberfläche, die in 42 Sprachen vorliegt, Deutsch eingeschlossen.
• OCR für gescannte Akten: Tesseract und OCRmyPDF machen eingescannte Dokumente durchsuchbar. Heraus kommt entweder ein PDF mit hinterlegter Textebene oder der reine Text zur Weiterverarbeitung. Wie brauchbar das Ergebnis wird, hängt von der Qualität der Vorlage ab.
• Signieren mit mehreren Beteiligten: Ein Dokument geht der Reihe nach an mehrere Personen zur Unterschrift, mit Statusanzeige je Beteiligtem. Version 2.14 vom 08.07.2026 ergänzte auf dem Desktop die Signatur per Hardware-Token nach dem PKCS#11-Standard, also USB-Stick oder Chipkarte, und den Zertifikatsspeicher des Betriebssystems. Den Zeitstempel holt Stirling PDF ab Werk bei DigiCert, einen eigenen Zeitstempel-Server trägst du stattdessen ein.
• Regeln für überwachte Ordner: Du gibst frei, welche Verzeichnisse Stirling PDF lesen und beschreiben darf, und hinterlegst Schritte, die bei jeder neuen Datei laufen. So arbeitet die Software einen Rechnungseingang ab, ohne dass jemand die Oberfläche öffnet. Im Produktivbetrieb ist diese Funktion lizenzpflichtig.
• REST-API und MCP-Server: Jede Funktion ist auch über die API erreichbar. Seit Version 2.13 vom 18.06.2026 kommt ein MCP-Server dazu, also die Schnittstelle, über die KI-Programme wie Claude Desktop fremde Werkzeuge einbinden. Ab Werk ist er abgeschaltet, und du sicherst ihn per OAuth oder über einen Nutzer-API-Schlüssel ab.
• KI-Erweiterung mit freier Anbieterwahl: Eine getrennte Python-Komponente beantwortet Fragen zu einem Dokument, erzeugt PDFs aus einer Beschreibung, prüft Zahlen auf Widersprüche und vergibt automatisch Klassifizierungen. Voreingestellt sind Claude Haiku 4.5 und für die Dokumentensuche Voyage AI, per Konfiguration trägst du stattdessen ein lokales Modell über eine OpenAI-kompatible Adresse ein. Ab Werk ist die Erweiterung aus.

Preise und Tarife

Auf stirling.com steht der Tarif Editor nach der Preisumstellung kostenlos und ohne Sitzplatzgrenze, mit über 60 Werkzeugen und zentraler Anmeldung (Single Sign-on). Wer PDFs in großer Zahl maschinell verarbeitet, zahlt im Tarif Processor pro Vorgang, rund 0,9 Cent je verarbeitetem PDF (0,01 USD), also etwa 8,60 Euro für 1.000 Dokumente (10 USD). Darin enthalten sind die Ordner-Regeln, der volle Zugang zur API und die KI-Funktionen. Den Unternehmenstarif mit Betrieb ohne Internetverbindung, erweiterten Kontrollen zur Einhaltung von Vorgaben und Service-Zusagen verhandelt der Hersteller individuell.

Die Dokumentation führt daneben weiter das alte Modell mit einer kostenlosen Stufe bis 5 Nutzer, einem Server-Plan für rund 85 Euro im Monat (99 USD) oder 859 Euro im Jahr (999 USD) mit unbegrenzter Nutzerzahl und einem Unternehmenstarif, der zusätzlich pro Sitz abgerechnet wird. Auch der Tarifdialog in der Anwendung zeigt noch diese Staffelung. Solange beide Stände nebeneinander stehen, lässt du dir die Konditionen vor einer Bestellung besser schriftlich bestätigen.

Beim Selbstbetrieb kommen Server und Speicherplatz dazu, denn LibreOffice, Tesseract und Ghostscript laufen als eigene Prozesse und belegen dauerhaft Arbeitsspeicher. Die KI-Erweiterung kostet extra, entweder über die Rechnung des Modellanbieters oder über die Anschaffung einer Grafikkarte für ein lokales Modell. Sämtliche Beträge nennt der US-Hersteller ohne Steuern, für deutsche Kunden kommt die Umsatzsteuer also noch hinzu.

Für wen ist Stirling PDF geeignet?

• Kanzleien mit Papierakten: Eingescannte Mandantenakten machst du per OCR durchsuchbar, schwärzt einzelne Passagen, führst Anlagen zusammen und signierst am Ende. Die Desktop-App braucht dafür weder einen Server noch eine Anmeldung, sie läuft auf dem Arbeitsplatzrechner.
• IT-Teams mit wiederkehrender Dokumentenarbeit: API und Ordner-Regeln arbeiten Rechnungseingänge, Archivkonvertierungen oder Wasserzeichen selbständig ab. Kläre vor dem Produktivstart, welche dieser Bausteine unter die kostenpflichtige Lizenz fallen.
• Behörden und regulierte Branchen: Für den Unternehmenstarif nennt der Hersteller ausdrücklich den Betrieb ganz ohne Internetverbindung. Wer so arbeitet, schaltet vorher die Analysedienste und die Aktualisierungsprüfung ab.

DSGVO und Datenschutz

Im Selbstbetrieb verarbeitet Stirling PDF die Dateien auf eurer eigenen Hardware. Wo sie liegen bleiben, entscheidet das eingebundene Speichervolumen des Containers, ohne ein solches sind sie nach einem Neustart verloren.

Zwei Stellen der Standardinstallation nehmen trotzdem Verbindung nach außen auf. Die Analyse steht in der Konfiguration auf “null”, also fragt Stirling PDF den Administrator beim ersten Start, und bei Zustimmung laufen PostHog über eu.i.posthog.com und ein Zählpixel des Dienstes Scarf mit. Die Aktualisierungsprüfung ist ab Werk an, ruft supabase.stirling.com auf und übermittelt dabei die eigene Versionsnummer, die Lizenzart und die Angabe, ob eine Anmeldung aktiv ist. Beides schaltest du über die Einstellungen system.enableAnalytics und system.showUpdate ab, die Nutzungszählung für die Bezahltarife ist ohnehin ab Werk aus.

Die KI-Erweiterung ist ebenfalls ab Werk aus. Schaltest du sie ein, gehen Dokumentinhalte an den eingestellten Modellanbieter, und voreingestellt sind Anthropic und Voyage AI, beide aus den USA. Ein lokales Modell trägst du über eine OpenAI-kompatible Adresse ein.

Die Cloud unter stirling.com/app betreibt Stirling PDF Inc. als US-Unternehmen. Die Datenschutzerklärung nennt eine Verarbeitung in den USA und weiteren Ländern und verweist auf Standardvertragsklauseln, wo diese erforderlich sind. Als EU- und UK-Vertreter ist eine Person in Großbritannien benannt. Einen einsehbaren Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Liste der Unterauftragsverarbeiter oder eine Aussage dazu, wie lange hochgeladene Dokumente in der Cloud liegen und ob sie ausgewertet werden, enthält sie nicht.

Deshalb steht die Ampel in diesem Verzeichnis auf nein. Für die selbst gehostete Installation gilt das nicht im gleichen Maß, denn wer sie mit abgeschalteter Analyse und ohne KI-Erweiterung betreibt, kommt ohne jede Verbindung zu einem Dienst des Herstellers aus und ist datenschutzrechtlich allein verantwortlich.

Alternativen zu Stirling PDF

• Paperless-ngx: Paperless-ngx verwaltet ganze Dokumentenbestände samt automatischer Klassifizierung und Archivierung. Die PDF-Bearbeitung selbst fällt dort schmaler aus.
• Docling: Docling extrahiert Inhalte aus PDFs, die anschließend in eine KI-Anwendung wandern. Zum Bearbeiten oder Signieren von Dokumenten ist es nicht gedacht.
• Nextcloud: Liegen die PDFs ohnehin in einer selbst gehosteten Dateiablage und genügen Ansehen, Kommentieren und Signieren, reicht Nextcloud. Ein Werkzeugkasten mit OCR, Komprimierung und Formatumwandlung in dieser Tiefe fehlt dort.