KI im Unternehmen einführen: 4 Fragen, die du vorher klären solltest

Dass KI im Unternehmen ankommt, bestreitet kaum noch jemand. Woran es hakt, ist der erste Schritt. Die Unternehmen, bei denen die Einführung gelingt, haben vorher nicht gefragt, was KI alles kann. Sie haben gefragt, was sie am meisten Zeit kostet, und sind von dort aus rückwärts gegangen.

“Lohnt sich das überhaupt für uns?”

Das hängt daran, ob du eine Stelle benennen kannst, an der Zeit verloren geht. Die Angebote, die jeden Abend 2 Stunden kosten. Die Dokumentation, die niemand schreibt. Die Bürgeranfragen, die immer wieder dieselbe Auskunft verlangen. Die Vertragsprüfung, bei der jemand stundenlang nach einer Klausel sucht.

Kennst du diese Stellen, hast du einen Ansatzpunkt. Kennst du sie nicht, ändert auch ein Werkzeug daran nichts, denn es löst keine Aufgabe, die vorher niemand beschrieben hat. Ein KI-Workshop ist ein Weg, diese Stellen im Team zusammenzutragen, und welche KI-Tools für Unternehmen es dafür gibt, steht in unserer Übersicht.

“Sind unsere Daten gut genug?”

Datenqualität klingt nach Konzern und IT-Abteilung. Im Kern steht dahinter eine einfachere Frage, nämlich ob du deine Unterlagen wiederfindest.

Liegt die Projektdokumentation in 3 Ordnern, stehen die Kundendaten halb im CRM und halb in Excel und werden Arbeitszeiten auf Zetteln notiert, dann ist das keine Frage der Daten, sondern der Organisation. Ein Sprachmodell arbeitet mit dem, was es bekommt, und es arbeitet schnell. Was das im Alltag bedeutet, steht in Warum die beste KI an deiner Ablage scheitert.

Perfekte Daten braucht dafür niemand. Es genügt ein einziger Bereich, in dem die Unterlagen stimmen. Die Verträge der letzten 2 Jahre. Die Wartungsprotokolle, die ohnehin digital anfallen. Die Mails mit Kundenanfragen.

Die Probe ist schnell gemacht: In welchem Bereich hast du deine Unterlagen in 5 Minuten beisammen? Dort fängst du an, und nicht dort, wo es am meisten weh tut.

Zugänglich heißt dabei mehr, als dass die Dateien existieren. Sie müssen als auslesbarer Text vorliegen und nicht als Foto, sie müssen an einem Ort liegen, auf den das Werkzeug zugreifen darf, und jemand muss sagen können, welche Fassung gilt. An diesen 3 Punkten scheitert der erste Versuch häufiger als an der Technik.

“Wie nehme ich die Mitarbeiter mit?”

Die wenigsten sind gegen Veränderung. Sie sind gegen Veränderung, die ihnen niemand erklärt, gegen Werkzeuge, die von oben kommen und den Tag komplizierter machen, und gegen das Gefühl, dass ihre Erfahrung plötzlich nichts mehr zählt.

Frag die Leute, die die Arbeit machen. Nicht nach ihrer Meinung zu KI, damit haben die meisten noch nichts zu tun gehabt. Frag, was sie aufhält, was Zeit frisst und was sie dreimal vorgeschlagen haben, ohne dass es passiert ist.

Bringst du danach ein Werkzeug, das genau diesen Punkt löst, brauchst du niemanden zu überzeugen. Wer seit 15 Jahren im Betrieb ist, kennt die Abläufe besser als jeder Berater, und die Jüngeren im Team probieren neue Werkzeuge meistens zuerst aus und zeigen sie den anderen.

“Groß anfangen oder klein?”

Klein. Große Vorhaben scheitern daran, dass zu viel gleichzeitig läuft, mit vielen Beteiligten und vielen Unbekannten, und wenn es dann nicht funktioniert, weiß hinterher niemand, woran es lag.

Klein heißt ein Vorgang, ein Werkzeug, ein Team. Kein unternehmensweites Digitalisierungsvorhaben, kein Zeitplan über 12 Monate, sondern eine Sache, die nach 4 Wochen läuft oder eben nicht.

Beim Beispiel Angebotserstellung wäre das ein Mitarbeiter und ein Werkzeug, das aus seinen Notizen einen Entwurf macht. Läuft es, spart er 2 Stunden am Tag. Läuft es nicht, sind 4 Wochen vergangen und nicht 4 Monate. Danach kommt der zweite Bereich, und das Team wächst mit jedem Schritt.

Der Weg dahin hat 6 Stationen.

1. Den Vorgang benennen, der unverhältnismäßig viel Zeit kostet, also “Angebote schreiben” oder “Normen nachschlagen” und nicht “Verwaltung”.
2. Nachsehen, ob die nötigen Angaben vorliegen und zugänglich sind.
3. Ein Werkzeug wählen, das sich in einer Stunde ausprobieren lässt, etwa ChatGPT oder Claude. Kein Jahresvertrag, keine Einrichtung über Wochen.
4. Den Versuch starten. Eine Person, ein Bereich, 4 Wochen.
5. Das Ergebnis messen, also Zeitaufwand, Fehler und Zufriedenheit vorher und nachher.
6. Entscheiden. Weitermachen, ändern oder lassen, alle 3 sind ein Ergebnis.

Woran du merkst, ob es funktioniert

Diese Frage wird am häufigsten übersprungen, und ohne sie steht nach 6 Monaten ein Gefühl da, wo eine Grundlage für die nächste Entscheidung stehen sollte. Erfolgskriterien müssen nicht ausgefeilt sein, sie müssen messbar sein.

Solche Zahlen taugen nicht für einen Vorstandsbericht, aber sie lassen sich nach einem Monat vergleichen. Leg sie vorher fest, schreib sie auf und sieh nach 4 Wochen nach.

Welche Werkzeuge zum Einstieg passen

Für Texte und Korrespondenz sind die KI-Assistenten der naheliegende Anfang, also ChatGPT, Claude oder Gemini. Sie helfen bei Angeboten, Berichten, Bescheiden und Stellenanzeigen, ohne Programmierkenntnisse und ohne Einrichtung.

Für gesprochenes Wort gibt es Spracherkennung, die inzwischen genau genug für den Betrieb ist. Whisper von OpenAI kommt bei deutschen Texten auf eine Fehlerrate unter 3 %. Damit werden Besprechungen protokolliert, Tagesberichte diktiert und Kundengespräche festgehalten.

Für die Verbindung zwischen Programmen stehen Make und n8n bereit. Eine Anfrage per Mail landet damit im Auftragssystem, und die Bestätigung an den Kunden geht ohne weiteres Zutun raus.

Für eine interne Wissenssammlung, in der jemand nach Abläufen, Normen oder Vorschriften fragt, eignen sich AnythingLLM und Dify. Beide laufen auf dem eigenen Server.

Wo es Unterstützung gibt

Die Industrie- und Handelskammern beraten in vielen Regionen kostenlos zu Digitalisierung und KI. Die Mittelstand-Digital Zentren veranstalten kostenlose Workshops und begleiten einzelne Unternehmen über eine Weile.

Beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle gibt es einen Zuschuss zur Unternehmensberatung, und KI-Beratung fällt darunter. Die Richtlinie verlangt allerdings eine Einzelberatung. Seminare, Workshops und Gruppenveranstaltungen sind ausdrücklich ausgenommen, und Anträge sind nach dem derzeitigen Stand nur bis zum 31.12.2026 möglich. Wer den Zuschuss nutzen will, klärt beides vor der Beauftragung, denn der Vertrag darf erst nach dem Informationsschreiben des Amtes geschlossen werden.

Wer direkt anfangen will, startet mit einer KI-Strategie, in der wir gemeinsam den Einstiegspunkt bestimmen.

Der Anfang

KI ist ein Werkzeug, und wie bei jedem Werkzeug hängt der Nutzen daran, wer es einsetzt und wofür. Wer seine Abläufe kennt, weiß, wo Zeit verloren geht, seine Leute fragt und mit einem einzigen Vorgang anfängt, hat nach 4 Wochen ein Ergebnis in der Hand. Wer aufspringt, weil gerade alle aufspringen, hat nach einem Jahr eine Rechnung und den Satz “KI funktioniert bei uns nicht”.

Das Titelbild wurde mit KI erstellt.