Warum wir eine zentrale KI empfehlen
Die KI in der Rechnungsablage kennt den Beleg. Die KI in der Warenwirtschaft kennt die Lieferung. Muss dein Team beides weiter selbst zusammenführen, bleibt ein wichtiger Teil der Arbeit bestehen.
Warum ist diese Rechnung noch offen?
Ein gedachtes Beispiel aus dem Einkauf: In der Rechnungsablage liegt eine fällige Rechnung über 100 Teile. Die Warenwirtschaft zeigt, dass erst 80 Teile geliefert wurden. Für diese Bestellung gilt eine Zahlungsvereinbarung: Erst vollständig liefern, dann bezahlen.
Zusammen ergibt sich die Antwort: Es fehlen noch 20 Teile. Deshalb wird die Rechnung nach dieser Vereinbarung noch nicht bezahlt. Wer nur den Beleg kennt, kann das nicht erklären.
Eine KI für den ganzen Vorgang
Wir empfehlen eine zentrale KI, die auf die benötigten Programme und das Firmenwissen zugreifen kann. Dein Team fragt an einer Stelle. Die KI sucht die passenden Informationen zusammen und nennt ihre Quellen, damit sich die Antwort prüfen lässt.
Die vorhandenen Programme bleiben im Einsatz. Welche davon angebunden werden, hängt von der Aufgabe und den Möglichkeiten der Software ab. Ein Beispiel für solche Verbindungen beschreibt Microsoft für Copilot.
Wer kennt die Vereinbarung?
Ein Wissensspeicher hält Absprachen, Ausnahmen und Zuständigkeiten fest. Im Beispiel liefert er die Erklärung für die offene Rechnung. Damit die KI dieses Wissen nutzen kann, muss es jemand aufschreiben und aktuell halten.
Wann reicht die eingebaute KI?
Eine Aufgabe in einem Programm
Du willst Rechnungsdaten automatisch erfassen. Dafür kann ein einzelnes KI-Modul ausreichen. DocuWare beschreibt solche Funktionen (PDF).
Eine Frage über mehrere Programme
Du willst wissen, warum eine Rechnung offen ist. Dafür braucht die KI auch Lieferdaten und Absprachen. Prüfe, ob das angebotene Modul diese Informationen erreichen kann.
Vor dem Kauf: Lass dir eure Aufgabe zeigen.
Nimm einen wiederkehrenden Vorgang, für den dein Team heute mehrere Programme öffnet. Daran lässt sich prüfen, was die angebotene KI tatsächlich leistet.
Kennt sie die nötigen Informationen? Zeigt sie aktuelle Belege und sagt sie offen, wenn etwas fehlt? Spart sie eurem Team Arbeit? Welche Sucharbeit entfällt? Was muss ein Mitarbeiter weiterhin prüfen?
Was kostet der gesamte Einsatz? Lass dir neben der Lizenz auch Einrichtung, Anbindungen und laufende Pflege nennen.
Zum Einrichten gehört auch festzulegen, wer welche Informationen sehen darf und wo sie verarbeitet werden. Eine gemeinsame KI bedeutet keinen Zugriff auf alles. Zahlungen gibt im Beispiel weiterhin ein Mensch frei.
Was du den Softwareanbieter fragen solltest
Können wir die Daten mit einer eigenen KI nutzen? Lass dir zeigen, welche Daten über eine dokumentierte Schnittstelle verfügbar sind. Kommen auch Angaben wie Bestellnummern und die Zuordnung von Rechnungen zu Lieferungen mit?
Gelten die Zugriffsrechte auch für die KI? Frage, ob jeder Mitarbeiter nur seine erlaubten Daten sieht und ob sich der Zugriff zunächst auf das Lesen begrenzen lässt. Welche Zugriffe werden protokolliert?
Was kostet dieser Datenzugriff zusätzlich? Kläre, ob dafür eine weitere Lizenz nötig ist und ob nach Nutzern oder einzelnen Abrufen abgerechnet wird.
Was passiert, wenn sich die Schnittstelle ändert? Frage, wie früh der Anbieter Änderungen ankündigt und wie lange die bisherige Verbindung weiter unterstützt wird. So lässt sich die laufende Pflege einplanen.