Cal.com
im Test.

Wer heute über Cal.com nachdenkt, trifft auf 2 getrennte Produkte. Die kommerzielle Fassung läuft als Cloud-Dienst mit Team-Funktionen, Weiterleitungsformularen und einem KI-Telefonagenten, ihr Quellcode ist seit dem 14. April 2026 nicht mehr öffentlich. Daneben steht Cal.diy, die Codebasis aus der Zeit vor der Trennung. Welcher Weg passt, hängt davon ab, wo die Buchungsdaten liegen dürfen und ob mehrere Personen im Team Termine annehmen.

Wichtigste Funktionen

• Terminbuchungsseite mit eigenen Vorgaben: Du legst buchbare Termintypen mit eigener Verfügbarkeit, Pufferzeiten und Abfragefeldern an. Buchende sehen nur die freien Zeitfenster, keine Details aus deinem Kalender. Die Buchungsseite erscheint auf Wunsch unter deiner Domain und mit deinem Logo, das Cal.com-Branding verschwindet allerdings erst ab dem Teams-Tarif.
• Team-Buchungen und Round-Robin: Ein kollektiver Termin setzt voraus, dass alle Beteiligten frei sind, bei der Round-Robin-Zuweisung wandern eingehende Buchungen reihum durch das Team. Beides gehört ab dem Teams-Tarif dazu und fehlt in Cal.diy vollständig.
• Kalenderabgleich in beide Richtungen: Cal.com verbindet sich mit Google Calendar, Microsoft Outlook, Office 365, Apple Kalender und CalDAV-Diensten. Mehrere Kalender prüft es gleichzeitig auf Konflikte, damit keine Doppelbuchungen entstehen.
• Weiterleitungsformulare, automatische Abläufe und Webhooks: Ein Weiterleitungsformular schickt Buchende anhand ihrer Antworten zur passenden Person oder zum passenden Termintyp, automatische Abläufe verschicken Erinnerungen, Bestätigungen und Nachfassnachrichten per E-Mail oder SMS. Ein Webhook meldet jede Buchung automatisch an ein anderes Programm, über die REST-API v2 hängst du Cal.com in n8n, Make oder Zapier ein. Formulare und Abläufe sind Teams-Funktionen, Webhooks und API hat auch Cal.diy.
• Cal.ai und KI-Zusammenfassungen: Cal.ai ruft Interessenten selbständig an, etwa nach einem ausgefüllten Formular oder vor einem Termin, arbeitet dabei nach frei geschriebenen Vorgaben und liefert Gesprächsmitschrift und Auswertung zurück. Seit Version 6.7 vom 15. Juli 2026 schreibt Cal.com außerdem Zusammenfassungen von Cal-Video-Gesprächen aus der Mitschrift, vorerst nur für Konten von der Warteliste.

Preise und Tarife

Der kostenlose Tarif deckt einen Nutzer ab, dafür ohne Limit bei Termintypen und verbundenen Kalendern. Dazu kommen über 100 Anbindungen, Zahlungen per Stripe und PayPal sowie ein Zweiwege-Abgleich mit Salesforce und HubSpot. Teams kostet bei Jahreszahlung rund 10 Euro pro Nutzer und Monat (12 USD) und schaltet Round-Robin, kollektive und wiederkehrende Termine, Weiterleitungsformulare, die Buchungsauswertung und das Entfernen des Cal.com-Brandings frei. Organizations liegt bei rund 24 Euro pro Nutzer und Monat (28 USD) und ergänzt Unterteams, eine eigene Subdomain, die Anmeldung über das Firmenkonto per SAML, den automatischen Nutzerabgleich per SCIM und rollenbasierte Rechte.

Bei monatlicher Zahlung liegt der Preis nach Angabe der Preisseite rund 25 % höher, beide Tarife kannst du 14 Tage testen. Für große Installationen gibt es ein Enterprise-Angebot mit individuellem Preis, eigener Datenbank und zugesicherter Verfügbarkeit.

Den Telefonagenten Cal.ai rechnet Cal.com getrennt ab, mit 29 Credits je Minute, also rund 0,25 Euro (0,29 USD). Im Teams-Tarif sind 750 Credits pro Mitglied und Monat enthalten, bei Organizations 1.000, Einzelnutzer kaufen sie dazu. Cal.diy kostet keine Lizenzgebühr, Server, Datenbank und Wartung bleiben deine Sache. Die Euro-Beträge stammen aus den Netto-Listenpreisen, die Umsatzsteuer kommt dazu.

Für wen ist Cal.com geeignet?

• Vertriebs- und Support-Teams mit vielen Terminanfragen: Round-Robin verteilt eingehende Buchungen ohne manuelle Zuweisung, Weiterleitungsformulare sortieren Anfragen schon vor der Buchung nach Thema oder Zuständigkeit. Beides gehört zum Teams-Tarif und damit zum günstigsten Bezahlplan, bei Calendly liegen vergleichbare Funktionen weiter oben.
• Unternehmen, die Buchungen in eigene Abläufe einhängen: Wer nach einer Buchung automatisch einen CRM-Eintrag anlegen, eine Nachricht in Slack senden oder eine Willkommensmail auslösen will, verbindet Cal.com über Webhooks und die API v2 mit n8n, Make oder Zapier. Der Zweiwege-Abgleich mit Salesforce und HubSpot ist schon im kostenlosen Tarif dabei.
• Technisch versierte Einzelplatz-Nutzer: Cal.diy richtest du mit Docker, PostgreSQL und Node.js auf einem eigenen Server ein, eine Lizenzgebühr fällt nicht an. Der Hersteller empfiehlt die Fassung ausdrücklich nur für den persönlichen Gebrauch, für Team-Buchungen taugt sie nicht.

DSGVO und Datenschutz

Laut eigener Datenschutzerklärung überträgt Cal.com personenbezogene Daten in die USA und verarbeitet sie dort. Für die EU hat das Unternehmen einen Vertreter und einen Datenschutzbeauftragten benannt, erreichbar über legal@cal.com. Den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Nachweise über ISO 27001 und SOC 2 Type II stellt es auf seiner Nachweisseite zum Herunterladen bereit.

Cal.eu ist als europäisches Angebot angekündigt und soll Buchungsdaten innerhalb der EU speichern, Zugang gibt es Stand August 2026 nur über eine Warteliste, die in Wellen freigeschaltet wird. Einen Preis und einen Starttermin nennt Cal.com bisher nicht.

Cal.diy läuft dagegen auf eigener Hardware und kommt ohne externen Anbieter aus, verzichtet dafür aber auf Teams, Organisationen, automatische Abläufe und Weiterleitungsformulare. Der Hersteller bezeichnet die MIT-lizenzierte Fassung selbst als Empfehlung für den persönlichen, nicht produktiven Gebrauch und gibt keine Sicherheitszusagen. Die Gemeinschaft pflegt sie.

Der Telefonagent erzeugt zusätzlich Mitschriften und Auswertungen einzelner Gespräche. Dafür brauchst du eine eigene Rechtsgrundlage und musst die Angerufenen informieren.

Für Termine ohne besonders schutzbedürftige Angaben ist die Cloud mit Auftragsverarbeitungsvertrag vertretbar. Sobald Mandanten-, Patienten- oder Bewerbungsdaten im Buchungsformular stehen, wird die Verarbeitung in den USA zum Problem, und es bleiben eine selbst betriebene Cal.diy-Installation oder eine europäische Lösung.

Alternativen zu Cal.com

• Nextcloud: Die Kalender-App bringt eine eigene Terminbuchungsseite mit, und Buchende brauchen dafür kein Nextcloud-Konto. Der Funktionsumfang bleibt hinter Cal.com zurück, dafür läuft die Buchung auf der eigenen Nextcloud-Installation.
• Activepieces: Activepieces ist die Automatisierungsebene neben dem Buchungstool. Es nimmt die Buchungsmeldungen aus Cal.com auf und stößt Folgeprozesse an. Das hilft besonders bei Cal.diy, wo die eingebauten Abläufe fehlen.
• Cal.diy: Cal.diy ist die MIT-lizenzierte Gemeinschaftsfassung von Cal.com und hat über 47.000 Sterne auf GitHub, gedacht für Einzelpersonen auf eigenem Server. Buchungsmaschine, App-Verzeichnis, Webhooks und API sind enthalten, Teams und Organisationen nicht.