Open Knowledge Format im Unternehmen einsetzen

Das Open Knowledge Format, kurz OKF, beschreibt Firmenwissen als Ordner mit Textdateien. Jede Datei behandelt eine Sache und beginnt mit einem kurzen Kopf, in dem steht, worum es sich handelt. Eine KI liest diese Dateien so wie ein Mensch, ohne Datenbank und ohne Programm eines bestimmten Herstellers. Google Cloud hat die erste Fassung am 12.06.2026 veröffentlicht (Ankündigung) und die Fassung 0.2 am 25.07.2026 (Ankündigung). Die Spezifikation steht unter der Lizenz Apache 2.0 und darf von jedem genutzt werden.

Für ein Unternehmen ist OKF vor allem eine Absicherung. Wer sein Wissen heute für eine KI aufbereitet, will es beim nächsten Wechsel des KI-Werkzeugs nicht neu aufbereiten. Unseren eigenen Wissensspeicher führen wir nach diesem Format. Neue Speicher bei Kunden legt wisqo, der Wissensspeicher, im Format 0.2 an.

Was der Standard festlegt

Ein Wissensbestand nach OKF heißt Bundle und ist ein gewöhnlicher Ordner. Darin liegt je Sache eine Markdown-Datei, also eine Textdatei mit wenigen Zeichen für Überschriften, Listen und Links. Am Anfang jeder Datei steht ein Kopf zwischen zwei Strichzeilen, das Frontmatter:

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type: Ablauf
title: Reklamation freigeben
description: Wer eine Reklamation bis 500 Euro allein freigibt und wann die Geschäftsführung entscheidet.
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# Reklamation freigeben

Bis 500 Euro entscheidet die Kundenbetreuung allein ...

Pflicht ist nur das Feld type. Es sagt, welche Art von Wissen die Datei enthält, etwa ein Ablauf, eine Entscheidung oder eine Tabellenbeschreibung. Empfohlen sind title, description und tags. Die Werte für type legt jedes Unternehmen selbst fest, der Standard gibt keine Liste vor. Eine Datei, die nur type enthält, gilt laut Spezifikation bereits als vollständig konform.

Dazu kommen 2 reservierte Dateinamen. Eine index.md je Ordner listet dessen Inhalt mit einer kurzen Beschreibung je Datei auf. So kann eine KI einen großen Bestand Ebene für Ebene erkunden, statt alles auf einmal zu lesen. Eine log.md hält Änderungen nach Datum fest, die neuesten zuerst.

Die Spezifikation verlangt außerdem, dass ein lesendes Programm großzügig bleibt. Es darf einen Bestand nicht wegen fehlender optionaler Felder, unbekannter Feldnamen oder eines Links ablehnen, der ins Leere führt. Ein Link ins Leere kann für Wissen stehen, das noch nicht aufgeschrieben ist.

Warum ein Format und kein Produkt

Google begründet OKF mit einem Zustand, den viele Unternehmen kennen: Das Wissen liegt in Wikis, auf geteilten Laufwerken, in Kommentaren im Code und in den Köpfen erfahrener Mitarbeiter. Jeder Anbieter führt dafür eigene Kataloge mit eigenen Schnittstellen. Ein KI-Agent muss seine Antworten deshalb aus Quellen zusammensetzen, die nicht zueinander passen. Google sagt dazu in der Ankündigung: “Format, not platform”. Der Standard ist an keine Cloud, keine Datenbank und keinen Anbieter von Sprachmodellen gebunden.

Google nutzt das Format selbst. Der Knowledge Catalog in Google Cloud liest OKF-Bestände ein und stellt sie Agenten bereit. Für ein mittelständisches Unternehmen ist der Nutzen ein anderer: Die Dateien lassen sich mit Claude, mit Codex, mit einem lokal betriebenen Modell und mit jedem Texteditor öffnen. Ein Wechsel des KI-Werkzeugs ändert am Wissensbestand nichts.

Was Fassung 0.2 ergänzt

Fassung 0.1 klärte, wie Wissen abgelegt wird. Offen blieb, wie weit man einer Datei vertrauen kann, die eine KI geschrieben hat. Bei einer Notiz, die ein Kollege anlegt, weiß das Team, wen es fragen kann. Bei einer Notiz aus einem KI-Gespräch fehlt diese Gewissheit.

Fassung 0.2 ergänzt dafür optionale Felder im Kopf:

Feld	Was es festhält
sources	aus welchen Unterlagen der Inhalt stammt
generated	welcher Mensch oder welches Programm die Datei geschrieben hat und wann ihr Inhalt zuletzt geändert wurde
verified	wer den Inhalt unabhängig davon geprüft hat und wann
status	Entwurf, gültig oder nicht mehr zu verwenden
stale_after	ab welchem Datum der Inhalt als veraltet gilt

Ein lesendes Programm leitet daraus ab, ob eine Datei ungeprüft, maschinell bestätigt oder von einem Menschen geprüft ist. Google betont dabei, dass das Format nur die Angaben festhält und keine Bewertung vergibt. Eine Zugriffssteuerung sind diese Felder ausdrücklich nicht. Ein Programm für Fassung 0.2 kann Bestände nach Fassung 0.1 weiter lesen.

Was das Unternehmen selbst regeln muss

OKF legt fest, wie eine Datei aussieht. Wo die Dateien liegen, wer sie lesen darf und wer sie pflegt, regelt der Standard nicht.

Ablage und Zugriff. Die Zugriffsrechte kommen von der Ablage: vom Firmenserver, von einer Cloud-Ablage oder von einem Git-Server. Soll ein Bereich wie Personal enger geschützt sein als der Rest, braucht er einen eigenen Ordner mit eigenen Rechten oder einen eigenen Bestand. Innerhalb eines Bestands sieht OKF keine Sperren vor.

Zusammenarbeit. Die Spezifikation empfiehlt Git als Ablage, also eine Versionsverwaltung, die jede Änderung mit Person und Zeitpunkt festhält. Weil jede Datei nur eine Sache behandelt, arbeiten 2 Personen seltener an derselben Datei. Für gleichzeitiges Schreiben im selben Text ist Git nicht gemacht.

Löschen. Eine Versionsverwaltung bewahrt jede frühere Fassung auf. Unterlagen, die auf Verlangen vollständig gelöscht werden müssen, etwa Bewerbungen, gehören deshalb nicht in einen solchen Bestand.

Pflege. Ob der Inhalt stimmt, ist keine Frage des Formats. Jemand muss festlegen, wer Notizen prüft und wann eine veraltete Angabe ersetzt wird. Die Felder aus Fassung 0.2 machen den Stand der Prüfung sichtbar. Die Prüfung selbst bleibt beim Team.

Wie wir unseren Wissensspeicher danach führen

Unser Speicher folgt dem Format und setzt an 3 Stellen eigene Regeln. OKF lässt das zu, weil lesende Programme unbekannte Felder hinnehmen müssen und die Datei log.md nicht vorgeschrieben ist.

• type steht als erstes Feld in jeder Notiz. Daneben behalten wir deutsche Felder wie titel und beschreibung, weil unsere Auswertungen und Arbeitsanweisungen darauf zugreifen.
• Verweise schreiben wir als Wikilinks in doppelten eckigen Klammern, weil wir den Bestand in Obsidian bearbeiten und dort die Verbindungen zwischen den Notizen sehen wollen. Für ein Programm, das nur Markdown-Links kennt, sind diese Verweise gewöhnlicher Text.
• Eine log.md führen wir nicht. Jede Änderung landet in Git mit einer Zeile, warum sie gemacht wurde. Das ersetzt das Änderungsprotokoll, ohne dass jemand eine zweite Datei pflegt.

Die Übersichten in den index.md erzeugt ein Skript aus den Köpfen der Dateien. Wer eine Notiz anlegt, muss deshalb nur eine gute description schreiben. Bei Notizen über fremde Software oder fremde Preise steht außerdem das Datum der letzten Prüfung im Kopf. Das entspricht dem Feld verified aus Fassung 0.2, nur ohne Angabe der prüfenden Person.

Womit ein Unternehmen anfängt

Ein Bestand nach OKF braucht keine neue Software. Am Anfang stehen ein Ordner in der vorhandenen Ablage, eine kurze Liste von Werten für type und ein erstes Thema, zu dem das Team immer wieder dieselben Fragen stellt. Die übrigen Felder lassen sich später ergänzen, ohne dass vorhandene Dateien ungültig werden.

Welche Wege es außerdem zu einer eigenen KI-Wissensdatenbank gibt, vergleicht die Seite KI-Wissensdatenbank und KI-Wissensmanagement. Warum Markdown für eine KI besser lesbar ist als ein gescanntes PDF, erklärt der Beitrag Markdown-Dateien für Wissensmanagement.