Vergleich
Notion vs Obsidian vs AFFiNE
Notizen, Wissensmanagement, Projektplanung, und jetzt auch KI. Alle 3 Tools haben in den letzten Monaten KI-Funktionen integriert, gehen dabei aber völlig unterschiedliche Wege. Notion setzt auf Cloud und KI als eingebauten Assistenten, Obsidian auf lokale Dateien und eine große Plugin-Sammlung, AFFiNE auf quelloffene Software zum Betrieb auf dem eigenen Server. Wir vergleichen die 3 Ansätze.
Vergleich auf einen Blick
Die wichtigsten Unterschiede zwischen Notion, Obsidian und AFFiNE.
| Kriterium | Notion | Obsidian | AFFiNE |
|---|---|---|---|
| Ansatz | Alles in einem Arbeitsbereich | Lokaler Markdown-Editor | Quelloffener Arbeitsbereich |
| Datenspeicherung | Cloud (US-Server) | Lokal (eigene Dateien) | Lokal oder auf eigener Hardware |
| KI-Funktionen | Eingebaut (Notion AI) | Über Plugins | Eingebaut |
| Lokale KI möglich | Nein | Ja (via Ollama-Plugins) | Ja (auf eigener Hardware) |
| Datenbanken | Ja (viele Funktionen) | Nein (via Plugins) | Ja |
| Whiteboards | Nein | Ja (Canvas) | Ja (eingebaut) |
| Team-Zusammenarbeit | Sehr gut | Eingeschränkt | Gut (Cloud/auf eigener Hardware) |
| DSGVO-konform | Eingeschränkt | Ja (lokal) | Ja (auf eigener Hardware) |
| Quelloffen | Nein | Nein (Plugins: ja) | Ja |
| Preis | Freemium, AI ab $10/Monat | Kostenlos (persönlich) | Kostenlos (auf eigener Hardware) |
Notion vereint Notizen, Datenbanken, Wikis und Projekte
Notion vereint Notizen, Datenbanken, Wikis und Projektmanagement in einem Tool. Die Stärke liegt in der Flexibilität. Du kannst Notion als einfaches Notizbuch nutzen oder als komplettes Projektmanagement-System mit verknüpften Datenbanken, Kanban-Boards und Automatisierungen aufbauen. Für Teams ist Notion dank Echtzeit-Zusammenarbeit und geteilten Arbeitsbereichen besonders attraktiv.
Mit Notion AI gibt es einen eingebauten KI-Assistenten, der Texte zusammenfasst, übersetzt, generiert und Fragen zu deinen Dokumenten beantwortet. Die KI-Funktionen sind direkt im Editor verfügbar und funktionieren gut, kosten aber zusätzlich ($10/Monat pro Nutzer). Der größte Nachteil: Notion speichert alle Daten auf US-Servern. Für Unternehmen mit strengen Datenschutzvorgaben ist das ein Problem.
Vorteile
- Notizen, Datenbanken, Wikis und Projekte in einem Arbeitsbereich
- Starke Team-Zusammenarbeit in Echtzeit
- KI-Assistent direkt im Editor integriert
- Große Auswahl an Vorlagen und Anbindungen
Nachteile
- Daten auf US-Servern, nicht DSGVO-konform
- KI-Funktionen kosten extra ($10/Monat)
- Bindung an den Anbieter, Export nicht verlustfrei
- Offline-Funktionalität eingeschränkt
Obsidian legt jede Notiz als Datei auf deine Festplatte
Obsidian speichert alles als Markdown-Dateien auf deiner Festplatte. Kein Cloud-Zwang, keine Bindung an den Anbieter. Deine Notizen gehören dir. Das klingt simpel, hat aber weitreichende Folgen. Du kannst deine Daten jederzeit mit anderen Tools öffnen, versionieren (z.B. mit Git) oder auf beliebigen Cloud-Speichern synchronisieren.
Die eigentliche Stärke von Obsidian liegt in den über 1.500 Erweiterungen aus der Gemeinschaft. Für KI-Funktionen gibt es Erweiterungen wie Local GPT oder Copilot, die lokale Modelle über Ollama einbinden. Damit wird Obsidian zum KI-gestützten Wissensmanagementsystem. DSGVO-konform, weil alle Daten lokal bleiben. Für Einzelpersonen ist Obsidian komplett kostenlos. Die Team-Funktionen zum Abgleichen und Veröffentlichen kosten extra.
Vorteile
- Lokale Markdown-Dateien, keine Bindung an den Anbieter
- Über 1.500 Plugins, inklusive KI-Erweiterungen
- DSGVO-konform (lokale Datenhaltung)
- Kostenlos für persönliche Nutzung
Nachteile
- KI-Funktionen erfordern Plugin-Einrichtung
- Keine nativen Datenbanken wie bei Notion
- Team-Zusammenarbeit nur über Workarounds
- Steilere Lernkurve als Notion
AFFiNE läuft quelloffen auf dem eigenen Server
AFFiNE will das Beste aus Notion und Obsidian vereinen: Ein vielseitiger Arbeitsbereich mit Dokumenten, Datenbanken und Whiteboards, dazu quelloffen und auf dem eigenen Server. Die Desktop-App funktioniert auch komplett offline, und per Docker kannst du AFFiNE auf eigenen Servern betreiben. Damit bleibt die volle Kontrolle über die Daten bei dir.
Die eingebaute KI generiert, fasst zusammen und übersetzt Texte direkt im Editor, ohne zusätzliche Kosten auf dem eigenen Server. Die Whiteboard-Funktion macht AFFiNE besonders interessant für visuelle Planung und Brainstorming. Das Tool ist allerdings jünger als Notion und Obsidian, weshalb es noch deutlich weniger Plugins und Anbindungen gibt.
Vorteile
- Quelloffen zum Betrieb auf dem eigenen Server
- Dokumente, Datenbanken und Whiteboards in einem Tool
- KI-Funktionen eingebaut, keine Extrakosten
- Offline-fähige Desktop-App
Nachteile
- Noch junges Projekt, weniger Erweiterungen
- Weniger Integrationen als Notion
- Betrieb auf dem eigenen Server erfordert technisches Wissen
- Weniger ausgereift als Notion bei Datenbanken
Wann welches Tool?
Unsere Empfehlung je nach Ausgangslage und Anforderung.
Für Teams und Vielseitigkeit
Euer Team braucht einen gemeinsamen Arbeitsbereich für Notizen, Projekte und Datenbanken, und Datenschutz ist kein K.O.-Kriterium? Notion ist die ausgereifteste Lösung mit der besten Team-Zusammenarbeit und den meisten Erweiterungen.
Für Datenschutz und Eigenständigkeit
Deine Daten sollen lokal bleiben, und du möchtest volle Kontrolle über dein Wissensmanagement? Obsidian eignet sich dafür am besten, besonders in Kombination mit Ollama für lokale KI-Funktionen.
Für quelloffene Software auf dem eigenen Server
Du suchst eine Notion-Alternative, die du selbst hosten kannst, mit eingebauter KI und Whiteboard-Funktion? AFFiNE kombiniert das Beste aus beiden Welten, noch im Aufbau, aber die Richtung stimmt.
Tipp: Für Unternehmen im Gesundheitswesen, in der Produktion oder mit sensiblen Kundendaten empfehlen wir grundsätzlich lokale Lösungen. Obsidian mit Ollama-Integration oder AFFiNE auf dem eigenen Server sind hier die sichersten Optionen. Mehr dazu in unserer Beratung.
Häufige Fragen
Welche Notiz-App ist die beste?
Das hängt von deinen Prioritäten ab. Notion ist die vielseitigste Lösung für Teams, Obsidian gibt dir die meiste Kontrolle über deine Daten und AFFiNE kombiniert beides als quelloffene Alternative. Für DSGVO-konforme Nutzung sind Obsidian und AFFiNE (auf dem eigenen Server) die bessere Wahl.
Ist Notion DSGVO-konform?
Notion speichert Daten auf Servern in den USA, was die DSGVO-Konformität einschränkt. Für personenbezogene Daten oder sensible Unternehmensinformationen ist Notion ohne zusätzliche Maßnahmen problematisch. Alternativen wie Obsidian (lokal) oder AFFiNE (auf dem eigenen Server) sind hier sicherer.
Kann Obsidian KI-Funktionen nutzen?
Ja, über Plugins. Für Obsidian gibt es sehr viele Erweiterungen, darunter Local GPT, Copilot oder Smart Connections, die lokale KI-Modelle (z.B. über Ollama) oder Cloud-APIs einbinden. Damit lässt sich KI DSGVO-konform direkt in Obsidian nutzen.
Was ist AFFiNE und wie unterscheidet es sich von Notion?
AFFiNE ist eine quelloffene Alternative zu Notion, die Dokumente, Whiteboards und Datenbanken in einer Anwendung vereint. Der größte Unterschied: AFFiNE lässt sich per Docker selbst hosten, sodass alle Daten auf eigenen Servern bleiben. Die KI-Funktionen sind eingebaut und funktionieren auch lokal.
Kann ich meine Daten zwischen den Tools migrieren?
Obsidian arbeitet mit Markdown-Dateien, die sich problemlos exportieren und in andere Tools importieren lassen. Notion hat einen Export als Markdown oder CSV, der allerdings nicht immer verlustfrei ist. AFFiNE unterstützt ebenfalls Markdown-Export. Am flexibelsten bist du mit Obsidian, da die Dateien direkt auf deiner Festplatte liegen und sich in jedem Texteditor öffnen lassen.
Wissensmanagement mit KI aufbauen?
Wir helfen dir, das richtige Tool für dein Wissensmanagement zu finden und KI sinnvoll zu integrieren. DSGVO-konform und auf deine Anforderungen zugeschnitten.