Chatwoot
im Test.

Kundenanfragen kommen über das Chat-Widget auf der Webseite, per E-Mail und über WhatsApp herein, und wer sie in getrennten Postfächern bearbeitet, verliert den Verlauf zum selben Kunden. Chatwoot führt diese Kanäle in einem Team-Posteingang zusammen und läuft dabei wahlweise in der Cloud des Anbieters oder auf einem eigenen Server. Seit Juni 2026 gehört auch Telefonie dazu, ein Anruf steht also im selben Gesprächsverlauf wie die Mail von gestern.

Wichtigste Funktionen

• Alle Kanäle in einem Posteingang: Live-Chat über ein Widget auf der eigenen Webseite, E-Mail, WhatsApp Business, Telegram, Instagram, Facebook Messenger und SMS laufen in einer Oberfläche zusammen, dazu eine offene API für eigene Kanäle. Chatwoot unterstützt Twitter/X seit den Preisänderungen an der Twitter-API nicht mehr, in der Funktionsübersicht steht die Anbindung als geplant.
• Telefonie im selben Gesprächsverlauf: Seit Version 4.15 vom 16.06.2026 nimmt Chatwoot ein- und ausgehende Anrufe über Twilio sowie WhatsApp-Anrufe entgegen. Das Gespräch protokolliert und transkribiert Chatwoot, die Mitarbeitenden sehen währenddessen den bisherigen Verlauf des Kontakts. Chatwoot kennzeichnet die Funktion als Beta.
• KI-Agent Captain: Captain beantwortet wiederkehrende Fragen aus der eigenen Wissensdatenbank und übergibt an einen Menschen, sobald er unsicher wird. Für die Mitarbeitenden schlägt er Antworten vor, fasst Gespräche zusammen und übersetzt. Seit Juli 2026 baut er aus abgeschlossenen Gesprächen Vorschläge für neue Hilfe-Artikel.
• Hilfe-Center und Antwortbausteine: Die öffentliche Wissensdatenbank führst du in mehreren Sprachen, seit dem Update vom 03.08.2026 mit Entwurfsfassungen für bereits veröffentlichte Artikel, Sortierung mit der Maus und je Sprache empfohlenen Inhalten. Häufige Antworten speicherst du zusätzlich als Vorlage und fügst sie per Kurzbefehl ein.
• Zuweisung, Notizen und Berichte: Gespräche weist du einzelnen Personen oder ganzen Teams zu, interne Notizen bleiben für den Kunden unsichtbar, und die automatische Zuweisung überspringt seit Version 4.16 liegengebliebene Gespräche. Reaktionszeiten und Gesprächsaufkommen wertet Chatwoot in eigenen Berichten aus.
• Betrieb auf dem eigenen Server mit Docker oder Kubernetes: Für die eigene Installation gibt es offizielle Docker-Compose-Dateien, Helm-Charts für Kubernetes, ein Skript für eine Linux-VM und Ein-Klick-Installer für DigitalOcean, AWS, Azure, Google Cloud und Heroku. Das Projekt hat über 35.000 Sterne auf GitHub, aktuell ist Version 4.16.2 vom 27.07.2026.

Preise und Tarife

Die selbst gehostete Community Edition ist kostenlos und ohne Agentenlimit nutzbar. Der Code außerhalb des Verzeichnisses enterprise/ steht unter der MIT-Lizenz, das Verzeichnis selbst unter einer eigenen kommerziellen Lizenz. Deshalb fehlen der Community Edition Captain, Telefonie, SSO und SAML für die zentrale Anmeldung, Rollen und Rechte, eigenes Erscheinungsbild sowie SLA-Regeln mit zugesicherten Reaktionszeiten. Kosten entstehen nur für Server und Pflege.

Für diese Funktionen auf dem eigenen Server kostet Premium Support rund 16 Euro pro Agent und Monat (19 USD). Die Enterprise Edition liegt bei rund 85 Euro (99 USD) und hat zusätzlich SSO und SAML, SLA-Regeln und Telefon-Support.

In der Cloud erlaubt der kostenlose Hacker-Tarif 2 Agenten und 500 Gespräche im Monat, beschränkt auf Live-Chat, ohne Captain und mit 30 Tagen Aufbewahrung. Der Startups-Plan kostet rund 16 Euro pro Agent und Monat (19 USD) und enthält alle Textkanäle sowie 300 Captain-Credits. Business liegt bei rund 34 Euro (39 USD) mit 500 Credits, Teams, Automatisierungsregeln und Telefonie, Enterprise bei rund 85 Euro (99 USD) mit 800 Credits, SSO und SAML sowie Zugriffsprotokollen. Alle genannten Preise gelten bei jährlicher Zahlung, einen Monatstarif weist die Preisseite nicht aus.

Jede KI-Aktion kostet derzeit einen Credit, gezählt werden Captain-Antworten, Formulierungsvorschläge im Editor, Zusammenfassungen, Label-Vorschläge und Audio-Transkriptionen. Zusätzliche Credits kosten rund 17 Euro je 1.000 (20 USD). Ein Team von 10 Personen im Business-Tarif kommt damit auf rund 335 Euro im Monat, bevor Zusatz-Credits dazukommen. Wer technisch in der Lage ist, einen Docker-Server zu betreiben, fährt mit dem eigenen Server am günstigsten. Die Tarifpreise versteht Chatwoot netto, die Umsatzsteuer kommt hinzu.

Für wen ist Chatwoot geeignet?

• Unternehmen mit Live-Chat auf der Webseite: Wer Intercom, Tidio oder Freshdesk durch eine selbst betriebene Lösung ersetzen will, zahlt bei der Community Edition keine Gebühr pro Mitarbeiter und behält die Chat-Verläufe im eigenen System.
• Teams mit WhatsApp-Kundenkommunikation: WhatsApp-Anfragen landen im gemeinsamen Team-Posteingang mit Zuweisung und Verlauf, statt auf einem einzelnen Mitarbeiter-Handy zu liegen. Seit Juni 2026 gilt das auch für Anrufe über WhatsApp.
• Onlinehandel und Dienstleister: In Branchen mit kurzen Antwortfristen bearbeitet ein Team die Anfragen aus mehreren Kanälen in einer Oberfläche und sieht in den Berichten, wie lange eine Antwort tatsächlich dauert.

DSGVO und Datenschutz

Bei der selbst gehosteten Fassung liegen Chat-Verläufe, Kontaktdaten und Anhänge auf der eigenen Hardware. Die Cloud-Version betreibt Chatwoot Inc. auf AWS, und die Datenschutzerklärung nennt Server in den USA. Das Unternehmen ist nach SOC 2 Type II zertifiziert, schließt einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab und hat einen EU-Vertreter nach Artikel 27 DSGVO benannt. Kundendaten nutzt Chatwoot nach eigener Aussage nicht, um eigene KI-Modelle zu trainieren.

Für Integrationen, die du selbst aktivierst, etwa OpenAI, gelten die Bedingungen des jeweiligen Anbieters. Captain spricht eine OpenAI-kompatible Schnittstelle an. Auf dem eigenen Server tragen Administratoren neben dem Schlüssel auch die Adresse des Sprachmodells frei ein, die Anfragen können also an ein lokal betriebenes Modell oder an einen europäischen Anbieter gehen statt an OpenAI. In der Cloud gibt es diese Wahl nicht.

Für personenbezogene Kundendaten in Deutschland ist die selbst gehostete Fassung auf einem Server in der EU die einfachste Variante, weil sie ohne Übermittlung in ein Drittland auskommt. Bei der Cloud kommen der Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Prüfung der US-Übermittlung nach Artikel 44 ff. DSGVO dazu.

Alternativen zu Chatwoot

• Botpress: Botpress baut eigenständige Chatbots und beherrscht Gesprächslogik, die über Antworten aus einer Wissensdatenbank hinausgeht. Einen Team-Posteingang für E-Mail und WhatsApp hat es dafür nicht.
• Zammad: Zammad passt besser, wenn klassisches E-Mail-Ticketing mit SLA-Regeln und Abläufen nach dem IT-Service-Standard ITIL im Vordergrund steht. Es ist stärker auf strukturiertes Ticketing ausgerichtet, Chatwoot auf Echtzeit-Kommunikation.
• Typebot: Typebot baut feste Chat-Abläufe ohne KI mit der Maus, die du auf jeder Webseite einbettest. Es ist schneller startklar als Chatwoot, hat dafür keinen Posteingang und bündelt keine Kanäle.